Pitch Rehearsals (1) – You never have a second chance to make a first impression

05.10.2017

„In 90 Büros betreuen 30.000 Mitarbeiter mehr als 50 Mrd. € under Management“.
Ich unterbreche den stolz auf die Folie mit der Weltkarte zeigenden ambitionierten jungen Immobilien-Berater mit einer Frage: „Ist das Ihre erste Folie für den Pitch um das große Asset?“. Heftiges Nicken: „Ja natürlich, der Kunde soll doch wissen, wie gut wir geeignet sind für den Job“.
Wir tauschen die Rollen – ich präsentiere und der Berater versetzt sich in die Kundenrolle. Er geht raus auf den Flur, betritt den Konferenzraum, wir spielen die Begrüßung und die Gesprächseröffnung. Ich zeige die erste der von den Beratern vorgesehenen Folien und plötzlich fällt der Groschen: „Das interessiert den Kunden gar nicht, bzw. das weiß er schon, sonst säßen wir gar nicht hier.“
Gemeinsam mit drei weiteren vorgesehenen Teilnehmern der Angebotspräsentation erarbeiten wir, worum es dem Kunden in den ersten Minuten der Angebotspräsentation gehen könnte: Kenntnis seiner Ausgangslage, Verständnis seiner Ziele, Ideen wie diese zu erreichen sind. Auf einmal ist der vorher von den hundertmal gezeigten Informationen gelangweilte Raum voller Energie. Den Beratern gelingt es hervorragend, sich in ihre Kunden hinein zu versetzen. Die meisten kennen sie seit Jahren und wissen genau, „wie die ticken“ – sie haben es nur nicht in die Vorbereitungen der Angebotspräsentation und deren Flow einfließen lassen bzw. wollten es „nur auf der Tonspur“ nutzen.
Die mangelnde Kundenorientierung ist nur einer von zahlreichen Vorbereitungsfehlern, die ambitionierten und hoch-performanten Teams bei der Angebotspräsentation zum Stolperstein werden. Wir haben in unserer langjährigen Beratungs- und Coachingpraxis die Top Do’s und Don’ts der Angebotspräsentation herausgefiltert. In diesem und den folgenden Beiträgen, wollen wir die Lessons Learned mit Ihnen teilen. Heute starten wir mit der entscheidenden Vorbereitung und den ersten Minuten.

Don’ts

1. Das Rad (der Vorbereitung) wird immer neu erfunden!
Es ist überraschend, wie wenig Routine Organisationen haben, die beinah im Wochentakt anfallende große Pitch Präsentationen vorbereiten und halten. Ein Kunde beschreibt es so: „Trifft eine Anfrage ein – eigentlich ja ein positiver Anlass – herrscht häufig blinder Aktionismus.“ Das ist auch unsere Beobachtung. Selten gibt es Standard-Checklisten, -Meilensteine, -Zeitpläne und -Prozeduren zur Vorbereitung des Pitches, die den Teams Guidance bieten und eine Menge Komplexität herausnehmen könnten. Je näher der Termin rückt, desto knapper wird die Zeit. Was hinten herunter fällt, sind die sog. Rehearsals, Probedurchläufe für die gemeinsame Vorbereitung des Teams und seiner Protagonisten – schade, denn damit steht und fällt eine Menge Ihrer Team Performance.

2. Zuviel Nabelschau
Die meisten Angebotspräsentationen starten immer noch mit einer Unternehmens-präsentation und der Vorstellung des weltweiten Teams...gääähn. Erstaunlich hartnäckig werden diese Standard-Seiten verteidigt. Natürlich geben sie Ihnen Sicherheit und bieten vertrautes Terrain um „reinzukommen“ – aber angesichts der knappen Zeit, die i.d.R. für die wirklich wichtigen Themen verfügbar ist – sind sie häufig reine Zeitverschwendung und schaffen weder Verbindung mit dem Kunden noch Momentum. Geschweige denn, dass sie geeignet wären, einen wirklichen USP herauszustellen. Der Kunde weiß, dass Sie relevant, vertrauenswürdig und leistungsfähig sind, sonst wären Sie nicht da. Interessant für ihn ist direkt im ersten Moment, ob er mit seiner Fragestellung verstanden wurde/wird. You never have a second chance to make a first impression. Wenn der erste Eindruck der eines „selbstverliebten“ Beraters ist, wird der folgende Austausch nicht einfacher. Sollte dazu Unsicherheit bestehen, ob der Kunde Ihr Unternehmen gut genug kennt – fragen Sie einfach nach, ob mehr Informationen dazu gewünscht sind. Meistens winken die Kunden ab und bitten darum, sich auf das Wesentliche zu beschränken. Geben Sie dem Kunden das Gefühl, dass er jederzeit im Mittelpunkt steht und den Driver Seat zum Prozess innehat.

3. Zuviel Fokus auf geschriebene Inhalte - Mangelnde Berücksichtigung des „Transportweges“
Die meisten Pitches sind kurzfristig angekündigt, die Vorlaufzeiten werden immer ambitionierter. Die Teams arbeiten die Nächte vorher „durch“, um alle relevanten Inhalte auf den Punkt zu bringen. Nicht selten sind die Präsentationen quasi noch Drucker-warm, wenn das Team zum Kunden aufbricht. Die Gefahren bei diesem Vorgehen liegen auf der Hand: Flüchtigkeitsfehler, viel zu umfangreiche Präsentationen, mangelnde Kenntnis der Inhalte, kein erprobter Flow...nicht zu sprechen von übernächtigten Präsentierenden, denen wichtige Schwingungen im Raum entgehen und die vor lauter Übermüdung nicht flexibel und schlagfertig auf Rückfragen reagieren können. Auf Rückfragen haben die meisten Teams die wichtigsten Inhalte ohnehin im Kopf und die interessantesten Teile der Pitch-Präsentation finden statt, sobald sich der Präsentierende von seinen Charts löst und in das „Sparring“ mit seinen Klienten geht. Also trauen Sie sich mit weniger geschriebenen Inhalten auf’s Parkett – aber mit mehr Vorbereitung auf den Diskurs mit Ihrem Kunden. Sie werden sehen, wieviel Souveränität Sie und Ihre Teams gewinnen.

4. Zuviel interner „Personenkult“ – zu wenig Fokus auf ein funktionierendes eingespieltes Pitch Team
Wer wird nicht alles „aus den USA eingeflogen“, um den Ausgang eines Pitches positiv zu beeinflussen. Selbstverständlich gibt es in jeder Organisation „Rainmaker“ und ihre legendären Geschichten, wie sie bereits verloren geglaubte Pitches noch gedreht haben. Weitaus häufiger ist es allerdings so, dass die Rainmaker – weil sie ja nun schon mal da sind und für teuer Geld eingeflogen wurden – Präsentationen im letzten Moment umschmeißen, im Pitch wenig nützliche Monologe halten und Fragen stellen, und dabei Kunde und eigenes Team verwirrter zurück zu lassen. Nach dem Motto: Alle Klarheiten beseitigt. Gerne kommen die Rainmaker später oder müssen früher los (weil sie „überall“ gebraucht werden) und stören mit ihrer ungeordneten „in and out“ Atmosphäre, ihrer Didaktik und ihrem Zusammenspiel mehr, als sie jemals mit Expertise und Network nützen könnten. Hinzu kommt, dass sie hierarchisch häufig auch keinen Match zur Kundenebene darstellen, so dass sich auch die Vertreter der Kundenorganisation unwohl fühlen.

5. Zuviel Monolog, zu wenig Dialog
„Wie viele Seiten hat Ihre Präsentation?“ frage ich in einer der Vorbereitungsrunden, als ich die dicke Spiralbindung sehe. „Nur 30 Seiten Präsentation – der Rest ist Anhang.“ „Und wieviel Zeit haben Sie?“ „1 Stunde, wie immer“. „Das macht genau 2 Minuten pro Slide ohne jegliche Interaktion mit dem Kunden, wollen Sie das?“ „Nein, aber über vieles können wir schnell hinweggehen“. So oder ähnlich laufen viele unserer Vorbereitungsgespräche zum Thema Präsentation ab. Vielen scheint wichtiger zu sein, dass „alles drin ist“, als mit einer guten Story und knackigen Thesen fokussierte Aufmerksamkeit und vor allem Ansätze zum Dialog zu schaffen. Und viele unterschätzen die Wirkung von schnell überblätterten Seiten auf das Publikum. „Wenn es nicht wichtig ist, warum ist es in der Präsentation, oder will man uns etwas vorenthalten?“ fragt sich der Zuhörer unwillkürlich. Auch der vorhergesehene Flow kann so nicht funktionieren – die Story „bricht“. Nicht zu sprechen von der mangelnden Souveränität, die mit der zunehmenden Zeitnot entsteht. Ebenso wie der Mangel an Flexibilität und Einfühlungsvermögen, die ein Berater ausstrahlt, der nur daran denkt „seine Präsentation durchzubringen“. So kann kein Dialog entstehen und den wollen Sie doch, oder? Nichts ist ernüchternder, als vor einem zunehmend verstummenden Kunden zu sitzen, der keine Reaktion auf Ihr Gesagtes zeigt.

6. Fehlender Mut zum „Freestyle“
Brav werden in den meisten Präsentationen die vom Kunden aufgegebenen Punkte abgearbeitet und wenig bis keine Zeit darauf verwendet, „out of the box“ zu denken, um dem Kunden wirklich überraschende Einsichten oder neue Impulse zu geben. Zugunsten der vorhersehbaren Inhalte wird auch die Übung von unerwarteten Fragen / Konflikten vernachlässigt. Dabei sind (Nach-)Fragen oder auch Gegenargumente Ihres Kunden ein echter „Liebesbeweis“. Kunden, die versuchen, in den Dialog einzusteigen geben damit ein positives Zeichen für Ihre Präsentation und zeigen, dass Sie Interesse geweckt haben – auch wenn es kontroverse Meinungen sind! Aber es ist wichtig, einen routinierten Umgang damit zu üben – mindestens genauso wichtig, wie alle Punkte des Briefings abgehakt zu haben.

Entlang dieser sechs Eckpfeiler entwickeln wir mit unseren Kunden einen belastbaren Vorbereitungsprozess, der Spaß und Lust auf den „Ernstfall“ macht. Im oben beschrieben Fall war die Energie nach dem Vorbereitungsprozess im Team schon so positiv aufgeladen, dass die Berater am liebsten direkt nach der Vorbereitung losgestürmt wären. Das hat sich am nächsten Tag – dem Tag der Pitch Präsentation – offenbar auch auf deren Kunden übertragen. Unsere Berater, die von vornherein ein klarer Außenseiter mit wenig Chancen auf den Gewinn des Auftrags war, schrieben uns am Folgetag „Ihr werdet es nicht glauben - wir haben Top Feedback zu unserem Pitch, der Kunde sagt, wir hätten die Mitbewerber pulverisiert“.

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